Cómo organizar un evento paso a paso con éxito

¿Quieres organizar un evento y no sabes por dónde empezar? Hoy quiero compartir contigo esta guía de cómo crear un evento y todas las acciones que se deben llevar a cabo en cada fase.

Con este post quiero facilitarte las pautas de cómo se planifica y que debes tener en cuenta para organizar un evento, las acciones que debes realizar en la producción y en la post-producción y cómo puedes promocionar el evento para que sea todo un éxito.

Los eventos son una gran herramienta para marcar la diferencia con tu marca por ello las empresas deberían aprovechar este tipo de actividad para potenciar su imagen, fidelizar y captar nuevos clientes. Existen tres etapas bien definidas en la creación de los eventos: el antes, el durante y el después. Antes de profundizar en estas fases, debes tener en cuenta una serie de factores comunes para la elaboración de cualquier tipo de acto que te menciono a continuación. Los eventos son una gran herramienta de comunicación muy importante para las empresas. Clic para tuitear

Organización de eventos ejemplos y pasos a seguir

Te detallo a continuación, los mejores ejemplos de organización de eventos y pasos que debes seguir para organizar uno correctamente.

1. Factores comunes para organizar un evento

El primer factor común para organizar un evento es la elaboración de un briefing. Es decir, un documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos que se quieren conseguir. El briefing es el punto de partida que expresa lo que el cliente quiere conseguir. Clic para tuitear
En este documento se recopila los siguientes puntos, entre otros muchos:

• La idea creativa
• El público objetivo
• La fecha y lugar de celebración
• El presupuesto
• El programa del desarrollo del evento
• Las gestiones con los proveedores
• Las acciones durante, antes y después del evento.

El segundo factor, es la creatividad que se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de contratar un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo mediante el recuerdo durante y después del evento, por ello deben ser lo más creativos posibles. La creatividad hace posible que un evento sea excepcional y que cumpla sus objetivos. Clic para tuitear

Las nuevas tecnologías son otro componente que cobran un gran protagonismo. En la mayoría de los eventos el sonido, la iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos imprescindibles.

La elección de espacios y escenarios cada día exigen más sitios amplios capaces de albergar todos los contenidos funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de producción y montaje. El lugar geográfico dónde se organiza un evento va a tener incidencia en la producción del mismo y en su presupuesto.

Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo de producción conlleva una mayor complejidad  y también obliga a pensar en los proveedores. Tendrás que decidir si trabajas con proveedores habituales o con proveedores próximos al lugar.Son tres etapas las que tienes que tener en cuenta para organizar un evento con éxito:La fase pre-producción: la planificación y la preparación. En esta etapa se trabaja varios aspectos, como el desarrollo del briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el desarrollo de la idea.

La segunda etapa, es la producción: el desarrollo del evento. Es el momento de visitar el lugar donde va a desarrollarse el evento para así realizar el seguimiento del montaje para que todo esté preparado. En esta fase se realizan las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto. Asimismo, con todos los datos se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y se establece un escaleta para que pueda seguir el equipo de producción. 

Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase de postproducción donde se analizan los resultados obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del cliente, la consecución de los objetivos y el ROI (el impacto y resultados del evento en relación con el retorno de los objetivos).

2. Desarrollo del briefing del evento

Esta fase, como he comentado antes, se basa en el desarrollo del briefing, donde se definen los objetivos, el público objetivo, la cantidad de asistentes, la fecha, la sede y las características del tipo de evento a realizar. Existen varios tipos de eventos: conferencias, ferias, exposiciones, congresos, eventos corporativos, festivales, etc. Debes ser consciente de que el briefing es un buen instrumento de gestión, te va a dar una idea de lo que quiere el cliente.

3. Análisis de los objetivos

En este paso se fijan los objetivos de producción. El proyecto que se diseña para el evento debe guardar absoluta coherencia con los objetivos esperados.

Te recomiendo mantener reuniones con el cliente para saber qué objetivos quiere cubrir con el evento y transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para así conseguir las expectativas del cliente. Hay que tener muy bien definido que se pretende con el evento, cuál es la filosofía y el mensaje qué se quiere transmitir.

4. Lista de invitados, invitación y confirmación

Otro paso, antes del evento, es determinar el número y tipos de invitados. La lista de invitados, el envío de invitaciones y la confirmación de asistentes son acciones que se deben realizar en la denominada «fase taquilla».

Las invitaciones son el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a una persona o a un determinado grupo el deseo por parte del anfitrión o entidad de que acudan a su evento. Hoy en día, se pueden observar una gran variedad de diseños llenos de creatividad que incitan a asistir al evento.

Independientemente del diseño, toda invitación debe tener el logotipo o escudo de la institución que convoca el evento, quién invita (nombre del anfitrión, autoridad o entidad), a quién invitas (si se opta por la invitación personalizada), la sede del acontecimiento, la fecha, la hora, y si se requiere confirmación también se debe dejar claro en la propia invitación.

Si deseas añadir más texto, como algún pequeño mapa de cómo llegar al evento o algún timing de cómo transcurrirá el acto, puedes recurrir a otro elemento complementario que se adjunta con la invitación, que es lo que se llama «nota de interés».

En cuanto las confirmaciones, si el invitado debe confirmar su asistencia es importante informárselo en la invitación. Se colocarán los datos de contacto y la fecha límite de inscripción. Es recomendable pedir confirmación para conocer con antelación el número de asistentes, para así poder empezar a gestionar aspectos como el encargo del catering, el número de sillas, la colocación de presidencias, la seguridad, las acreditaciones, el aforo, etc.

5. Cómo elegir la sede y fecha de tu evento

A la hora de organizar un evento, uno de los aspectos importantes es seleccionar la fecha de la actividad y el lugar del evento dentro de la etapa pre-producción. Marcados los objetivos debes trabajar en la propuesta de producción. Es importante escoger una fecha que sea favorable, normalmente los mejores días son miércoles o jueves de la semana y que no te coincida con ningún día especial (festivos, partidos de fútbol, etc.)

Se debe analizar las ventajas y desventajas de las posibilidades del espacio. Hay que tener en cuenta una serie de aspectos, como las normas de funcionamiento del espacio, los accesos para invitados y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción, las dimensiones, capacidad de almacenaje, etc. Lo importante es buscar un espacio relacionado con el mensaje que se quiere transmitir en el evento. Clic para tuitear

6. Elaboración del presupuesto, necesidades y patrocinadores

Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles necesidades y carencias para tu evento. Por ejemplo, los micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos, proyectores, etc. Tienes que encargarte de contratar todo el equipo necesario (técnico, catering, decoración…) y de dejar bien cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico y las acreditaciones.

Es necesario elaborar una estimación inicial del presupuesto. Debes cerrar los gastos básicos: el espacio de celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles, las acreditaciones, la comunicación, el personal, etc. Aquí te dejo un enlace donde puedes obtener un modelo de plantilla para el desarrollo de un presupuesto para un evento.

Otro paso fundamental es la búsqueda de patrocinadores para cubrir tu evento, normalmente puedes buscar en función de las necesidades que vas a tener en tu evento y establecer un intercambio de servicios con ellos o sino elaborar un buen plan de opciones que les vas a ofrecer a los patrocinadores a cambio de una contribución económica. Es importante que busques patrocinadores afines a tu sector y a tu público objetivo para que también puedas sacarle provecho a sus servicios y que les dejes muy claro toda la visibilidad y repercusión que van a lograr con tu evento.

7. Cómo promocionar un evento

¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento! Prepara folletos, publica anuncios, convoca a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los patrocinadores potenciales.

Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a través de una landing page con la información del evento, mediante inscripción online, publicidad en medios específicos del sector del evento, redes sociales, banners para la web, colaboraciones con otros bloggers del sector para que hablen del evento, etc.

Mi recomendación es que explotes las redes sociales, tu blog y que tengas un hashtag asociado a tu evento. Asimismo, si lo ves necesario puedes recurrir a publicidad mediante Facebook Ads,Twitter Ads, Instagram Ads e incluso campañas de Google Adwords. Aquí te dejo un artículo de Elena Charameli, experta en Adwords y SEM, donde explica detenidamente cómo hacer anuncios en Facebook. Debes también ir realizando un seguimiento de las confirmaciones y si lo ves necesario enviar recordatorios a los invitados.

8. Tipos de presidencia y el anfitrión

Una figura que debes tener muy en cuenta si es un evento muy formal, es el anfitrión, es decir, la persona con mayor rango de la institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta persona no está definida y es la propia entidad o marca la que hace de anfitrión. En este caso lo más importante es el producto y la institución. El anfitrión debe cumplir unas funciones específicas, entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo presida se coloca a la derecha o a la izquierda de su invitado de honor. Las presidencias comunican visualmente los mensajes que el evento quiere comunicar Clic para tuitear La presidencia es la zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales.Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utilizan escenografías minimalistas donde la imagen de la marca y los colores corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una vez elegido el tipo de presidencia se debe tener en cuenta la numeración de ésta, en función de la finalidad y la filosofía del evento.

9. Puesta en escena: Planificación y ejecución 

Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las actividades planificadas en el pre-evento. Para que la ejecución sea perfecta se hará una reunión previa con todo el personal involucrado. Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que normalmente intervienen diferentes profesionales.

[Tweet «La producción es toda la fase de planificación y organización que hará posible el directo del evento.»]

Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de antelación, para asegurar que todo está correcto.

10. Organigrama y Cronograma

Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de producción, su jerarquía. Te encargarás de asignar las responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados del evento. Te recomiendo hacer también un cronograma de actividades, es decir, una lista de todas las acciones que se van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y final. Es importante tener un plan de necesidades, es decir, un documento que contemple la parte técnica y escenográfica necesaria para llevar a cabo el programa del evento. 

11. Cómo lograr ser Trending Tópic durante el evento

Si has elegido un buen hashtag, fácil de recordar y lo has difundido bien antes del evento ahora solo toca reforzarlo durante el evento para que los asistentes lo usen y así conseguir ser Trending Topic. Aquí te dejo unos consejos de cómo conseguir ser TT con tu hashtag durante el evento y de cómo usar Twitter en los eventos:

• Haz emisiones en streaming para potenciar el uso del hashtag
• Destácalo en todos los sitios posibles: en las pantallas, folletos, agenda del evento, etc.
• Haz algún sorteo o concurso para que los asistentes se animen a participar
• Anuncia a los ganadores por Twitter
• Geocaliza todos tus tweets así será más fácil ser Trending Topic
• Pide apoyo a los mejores twitteros y bloggers para que compartan tweets con el hashtag, así tendrás más impacto
• Comparte contenido visual y que impacte
• Monitoriza bien el hashtag e interatúa con los asistentes ¡los RT también cuentan!
• Incluye enlaces y llamadas a la acción en tus tweets

Trabajando bien estos aspectos estoy segura que conseguirías que tu evento se convierta en Trending Topic, puedes recurrir a varias herramientas para monitorizarlo y medir su impacto como por ejemplo Metricool, TweetBinder, Tweetdeck, Hootsuite entre otras.
En esta etapa destacan dos acciones muy importantes, por un lado, las encuestas de satisfacción y por otra parte, el reporte con los resultados obtenidos del evento.

12. Evaluación de los resultados: ROI

Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas de opinión a los participantes. Además, si se puede responder de forma online, sería mucho mas simple recibir el feedback de los implicados. Asimismo, debes medir si el cliente ha obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)

13. Agradecimientos 

Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los que hicieron posible el evento: equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación, entre otros. También es esencial, facilitarle a los medios de comunicación el dossier del evento.

14. Revisar las redes sociales, monitorización del hashtag

Otra acción fundamental, es realizar un revisión de todas las redes sociales y hacer un seguimiento de los medios de comunicación. Es interesante hacer también un reporte de la actividad online, de lo qué se ha publicado en la red del evento, la interacción que se ha tenido con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las menciones, etc.

15. Elaboración de reporte y sugerencias

Finalmente, tras la evaluación y el análisis de los resultados obtenidos, debes plasmarlo en un reporte con conclusiones y sugerencias, para transmitírselo al cliente.

Espero que te haya sido útil estos pasos para organizar un evento, no obstante, si echas en falta alguna acción no dudes en dejar tu aportación. ¡Estaré encantada de seguir ampliando este post! 🙂