Cómo utilizar Twitter en los Eventos y conseguir ser Trending Topic

¿Sabes cómo usar Twitter en los Eventos? ¿Conoces sus ventajas y las acciones qué debes desarrollar en cada etapa del Evento? ¿Cómo conseguir ser Trending Topic con tu hashtag del evento?  

Hoy quiero compartir contigo las ventajas que puedes conseguir al usar Twitter en los eventos y cómo debes usar esta red social para sacarle el máximo partido. Cuando hablo de los eventos, no solamente me refiero al momento del desarrollo de éstos, sino a todas sus fases. Es decir, se debe fijar una estrategia de comunicación para las tres fases que tiene un evento: el antes, el durante y el después.

Los eventos son un gran medio para potenciar tu marca, te permiten fidelizar y conseguir nuevos clientes. Y, Twitter es una herramienta muy potente que te puede ayudar a aumentar la repercusión del evento. Teniendo claro estos dos conceptos, ¿y si los combinamos? ¿Twitter y Eventos? ¡Vamos a ello! Twitter es una gran herramienta que te ayuda a aumentar la repercusión de tu evento. Clic para tuitear

Como te he dicho anteriormente, lo primero que se debe hacer es definir cuáles van a ser las acciones que se van a llevar a cabo en cada una de las distintas fases del Evento:

En la primera fase, antes del evento, es cuando se envía la invitación a los invitados y se convoca a los medios de prensa. ¡Ojo! a los medios no se invitan, se convocan. En esta etapa las acciones de comunicación que debes llevar a cabo en Twitter son las siguientes:

1. Crear una cuenta en Twitter del evento 

En el caso de que el organizador no disponga de una cuenta para el evento propio es recomendable crearla. No obstante, si se trata de un evento puntual donde el organizador ya tiene perfil en Twitter, se puede usar perfectamente dicha cuenta y aprovechar la comunidad existente. Es muy importante que alimentes tu cuenta con noticias del sector y anuncies el evento. ¡Intenta conseguir seguidores de calidad y promociona bien el evento! ¡Informa de todas las posibles novedades!

2. Crear un #Hashtag para tu Evento

Este es sin duda el paso más importante. La clave está en crear un nuevo Hashtag. Es imprescindible que cuando pienses cual va ser ese Hashtag verifiques que no existe. Te recomiendo que esté relacionado con el evento y que sea fácil de recordar para los usuarios, de esta forma te garantizas que lo escriban bien y que sea efectivo.

Es muy simple, es un concepto asociado a tu evento el cual debe incluir el símbolo (#) antes de la palabra, ¡Y ya tienes listo tu Hashtag!. Para comprobar si existe o no, simplemente en el buscador de Twitter lo insertas,  por ejemplo: #ProMarketingDay y le das a buscar para comprobar que nadie más lo usa.

3. Dar a conocer tu nuevo #Hashtag

Es esencial que promociones el evento y el hashtag al mismo tiempo. Es decir, que le empieces a dar “bombo” los meses previos al desarrollo del acto. Te recomiendo que empieces a compartir tweets uno o dos meses antes de la celebración del evento acompañados siempre con el Hashtag que hayas creado para aumentar su visibilidad.

Es imprescindible que para dar a conocer el #Hashtag lo hagas visible en todos los soportes posibles,  como carteles, la biografía de Twitter, en otras redes sociales, en notas de prensa, invitaciones, etc. ¡En todos los medios que se te ocurran! ¡Cuantos más mejor!

Puedes fijar también un plan para que lo difundan los colaboradores y bloggers en sus redes sociales así vas a conseguir llegar a más personas. Especifica a los usuarios detalles del evento para atraer su atención hacia él. Por ejemplo, los ponentes que van asistir, el contenido que se va emitir, el timing del evento, noticias relevantes del sector, formas de inscripción, etc. Recuerda acompañar siempre el contenido con el #Hashtag del evento.

4. Definir el contenido y herramientas para monitorizar Twitter

Determina qué contenido vas a twittear antes, durante y después del evento. Una vez que lo tengas definido, debes establecer una serie de pautas:

• Cada cuanto vas a compartir contenido  (imágenes, vídeos…)
• Te recomiendo que establezcas varios tipos de tweets: tweets que anuncien el evento, detalles de éste , posts relacionados con el evento,
• Hacer listas diferenciadas entre los asistentes, colaboradores y ponentes
• Seleccionar qué herramientas vas a usar para monitorizar Twitter

Te recomiendo este artículo de 50 herramientas imprescindibles y gratuitas para el Community Manager de Ernesto Bustamente, un gran profesional en el ámbito del marketing digital y SEO,  en él vas a poder encontrar unas cuantos mecanismos que te ayuden con la monitorización de Twitter.

Entre ellas explica, HootSuite y TweetDeck , bajo mi punto de vista están muy bien para la fase de desarrollo del evento y no perderte ninguna mención. Otra herramienta que te recomiendo para programar contenidos y tener todo planificado, es Buffer (es importante que selecciones las mejores horas para compartir tus tweets)

Para después del evento mi recomendación que es que hagas uso de herramientas como  TweetBinder o Metricool para medir el impacto estadístico que ha tenido el #hashtag del evento. Además Metricool te facilita la elaboración de un informe de resultados muy completo. 

5. Gestión de posible crisis de reputación online

Ten en cuenta que vas a encontrarte de todo, por lo tanto debes tener una buena capacidad de reacción ante posibles comentarios negativos o incidentes que puedan surgir cuando llegue el momento del evento o incluso antes o después.

No debes bajar la alarma ya que eres la imagen de tu evento en el ámbito online. La clave está en que debes saber escuchar las diferentes opiniones de los usuarios y seguidores, comunicar de forma correcta el contenido y responder siempre las preguntas o menciones. Por este motivo, como he citado en el punto anterior, es importante tener claro que herramientas vas a usar para monitorizar Twitter, sobre todo para tener una organización en el día del evento y que no se te escape absolutamente nada.

En el caso de que surja algún problema, tienes que siempre detectarlo al momento y solucionarlo de la forma más correcta y profesional posible para que no vaya a más.

6. Insistir en la difusión del #Hashtag

¡Ya ha llegado el día! Cuando lleguen los invitados y se realice el check-in no te olvides de seguir haciendo hincapié en el #Hashtag del evento. Recuérdaselo a los asistentes de forma visual, mediante carteles, proyecciones en alguna pantalla o tarjetas. De esta forma vas a facilitar el networking online y presencial entre los asistentes. Además te permitirá medir el impacto de tu evento de forma online.

7. Tipo de Tweets que vas a emitir

El tipo de contenido qué vas a emitir ya lo has establecido en la fase pre-evento, ¡Es hora de ponerlo en práctica! Haz actualizaciones durante el evento cada «X» minutos. Te recomiendo que compartas en tiempo real todo lo que vaya sucediendo: declaraciones, temas de interés de los ponentes o el timing del evento, es decir, lo que va a venir después. Incluso puedes recurrir a pequeñas retransmisiones en directo a través de Periscope.

Por ejemplo, «En breves habrá una pausa para el Coffee Break en la Sala 1» «El siguiente Ponente nos hablará sobre…» . De esta forma vas a dinamizar el evento entre los asistentes y facilitar que sigan el evento por Twitter a los que no acudan de forma física.

Utiliza también acortadores de URL cuando compartas enlaces como por ejemplo bit.ly., te ayudará a medir los clics que se producen en ellos. No olvides que tus actualizaciones en Twitter deben ser claras y concretas, es obvio que debes tener mucho cuidado con la ortografía y proporcionar detalles del evento lo más concisos posibles.

8. Acompaña el contenido con Imágenes

El contenido audiovisual es muy efectivo en Twitter. Por este motivo, es aconsejable que publiques fotos de las intervenciones o incluso de los descansos con los asistentes. También puedes compartir vídeos con declaraciones de los asistentes o ponentes. Con esto logras humanizar el evento y hacerlo más interactivo.

9. Proyecta en pantallas el contenido de Twitter

Es interesante que cuentes con un espacio para proyectar los tweets que se vayan emitiendo. Te recomiendo que esto se haga cuando haya algún descanso o en el turno de preguntas para que no se pierda la atención hacia el ponente.

¡Es tu momento también! Puedes aprovechar para interactuar con los usuarios mediante preguntas o encuestas para ver como va evolucionado el evento y qué opinan los asistentes.

10. Interactúa con la comunidad

Revisa constantemente las menciones, los RT y los mensajes directos. Ofrece contenido de calidad y otros links a otras páginas para poder dar mayor visibilidad al evento y facilita a los asistentes enlaces para ampliar conocimientos sobre el tema del que hable el ponente.

11. Monitoriza Twitter durante el evento

Durante el evento es importante que se realice un breve análisis de cómo está funcionando todo. Debes comprobar la repercusión que está teniendo el evento en Twitter. Es decir, el nivel de interacción, comentarios positivos o negativos, los favoritos, los RT, respuestas, las impresiones alcanzadas, cual es la hora de más actividad, la procedencia geográfica de los tweets, etc.

 

12. Comunica el fin del evento

Cuando el evento haya llegado a su fin ¡Comunícalo por Twitter! No dejes de estar pendiente de todo el movimiento que sigue en Twitter, pueden surgir posibles comentarios o preguntas las cuáles debes responder lo más rápido posible.

13. Agradece a todos su interacción 

Cuando finalice el evento, vienen las acciones post-evento. La más importante, son los agradecimientos. Dedícate un tiempo a responder y agradecer tanto a los ponentes, colaboradores, asistentes e incluso a los no asistentes de forma física. Puedes también compartir noticias relacionadas con el evento, como notas de prensa, fotos o vídeos. Te recomiendo que elabores una lista con todos aquellos que hayan usado el hashtag, de esta forma fidelizas a unos «posibles clientes»  y facilitas el networking entre ellos.

14. Valoración y recopilación final

Por último, debes elaborar un reporte final, es decir, un análisis sobre el impacto que ha tenido Twitter en todas las fases del evento. Es interesante que uses Twitter Analytics para medir todos estos resultados y Social Mention para comprobar quién te ha nombrado en otras páginas.

Es aconsejable que elabores una «historia» con todos los tweets más destacados durante el evento, esto lo puedes recopilar a través de los Momentos de Twitter.

15. Consejos para conseguir ser Trending Topic + CASO DE ÉXITO

Para conseguir que tu hashtag sea trending Topic es importante que sigas una serie de prácticas, como por ejemplo:

• Usar el hashtag de forma constante durante todas las fases del evento
• Potencia su recuerdo y su uso a través de todos los medios posibles
• Realiza algún sorteo o concurso entre todos los asistentes para animar a que usen el hashtag
• Geocaliza tus tweets es una forma rápida de ser trending Topic
• Apoyate en bloggers y especialistas del sector para que twitteen
• Monitoriza muy bien el hashtag, responde, haz RT ¡Eso también suma!
• Aprovecha la influencia de los ponentes (fotos del escenario, de ellos, del público, etc…)
• Usa contenido muy visual
• Potencia las mejores horas para twittear
• Haz alguna emisión en directo
• Haz también branding con tus tweets por ejemplo crea un diseño personalizado con tus colores corporativos con frases de los ponentes, esto suele gustar mucho:

Aquí te dejo el ranking realizado por Metricool de los eventos que han logrado ser Trending Topic durante el 2017 en España. Destaca #Monetiza17 y #PROmarketingDAY durante más de 10 horas. ¡Todo un éxito! 

 16. Cómo hacer un tweet efectivo 

Para finalizar, recuerda lo que tienes que tener en cuenta para que tus tweets sean efectivos y generen interacción e impacto:

• Acompaña siempre tus tweets con un contenido visual, gifs, vídeos, imágenes
• Inserta emojis para fomentar la llamada a l acción
• Usa hashtags pero te recomiendo que como máximo dos
• De vez en cuando si ser «spammer» etiqueta a usuarios en tus fotos de twitter (si procede)
• Nombra siempre la fuente de la información sino es tuya
• Añade enlaces que aporten contenido de valor y usa acortadores de enlaces
• Siempre intenta tener un tweet propio fijado
• Intenta geocalizar tu tweet
• Evita tweets en mayusculas
• Sé cercano con tus seguidores
• Aprovecha el formato de las twitter cards
• ¡Comparte contenido de valor y atractivo

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¡Anímate a usar Twitter en tus eventos! Te permite dar más visibilidad, interactuar con los usuarios y  es un gran medio para obtener información en tiempo real. Seguramente falten muchos más pasos, ¿Me recomiendas alguno más? ¿Usarías esta red social en un evento? ¡Espero que te haya sido útil!  😉